⌛ ¿Cómo gestionar el correo electrónico?

Hay una cosa que me lleva loco loco loco loco y que seguro que te suena porque lo escucho mucho a los compañeros. 

¿Te gustaría saber qué es lo que me lleva loco? 

 

El correo… El correo electrónico… 

Sí, cuántas veces has escuchado: «Tengo 40 correos por leer, tengo 80 correos por leer» y no solamente, es que ahora ya  yendo en serio, no solamente es el correo que tienes por leer, sino es el correo que no ha sido gestionado de una forma productiva eso es la base de todo… 

Yo quiero compartir el sistema que solemos usar nosotros en el método MAIO. Es un sistema que se basa 100% en la productividad, todo empieza desde el principio, no podría ser otra cosa, todo empieza en un principio, pero ¿Cuál es el principio para que luego no escuchemos esas cosas sobre el correo electrónico?

Pues el principio es que tengas productividad del tiempo, que tengas en tu plantilla de productividad del tiempo diaria, tienes que tener plasmados en qué momentos del día vas a mirar el correo, vale…

Pues todos los vamos a hacer con nuestra plantilla propia, una plantilla muy específica con lo que da muy buenos resultados que una vez que se aplica, porque sobre todo a personas que no lo han aplicado en nuestro mundo de los mediadores por la  experiencia que tengo cuesta aplicarla, cuesta, pero una vez que se aplica es la bomba es la bomba y cien por cien productiva y yo soy la persona que puede poner la evidencia de que el día que la descubrí y la cree, porque la cree yo, es una hoja de productividad que de todo lo que he aprendido en mi experiencia de durante 30 años pues me he hecho la mía propia y es la que yo me dediqué y pegue diferencia fue cuando empecé a subir radicalmente porque no olvides que todo, todo, todo, todo, tanto en tu vida personal como en la empresa si no quieres ir amargado tienes que tener el tiempo cogido por los cuernos el tiempo es la base de todo vale. 

Pero si encima del tiempo eres productivo, pues ya es la repera vale. 

Bueno y ahora al grano. ¿Cómo gestionamos el correo electrónico? Pues bien en la hoja de productividad me voy al tramo horario que me toca leer el correo no, entro en el correo y lo gestiono por orden de importancia, yo veo los correos y lo gestiono, veo si es urgente que tenga que hacerse ya, que no etcétera etcétera y yo identifico el correo. Identifico de qué cliente es, para que es, porque me lo envian, tengo que contestar o no tengo que contestar… 

Es decir, lo hacemos de forma consciente, no nos ponemos a mirar el correo locamente así como así, hemos de saber cada correo que abrimos, hemos de saber por qué lo abrimos.

Una vez abierto decidimos cómo lo queremos gestionar por ejemplo si es uno urgente que es una cosa que se puede hacer enseguida las vamos a hacer enseguida, que es una cosa que hay que hacerla según en qué tramo del día pues la planificamos en ese día, al momento se deja planificada ya, no abro el correo. Si yo sé de lo que va el correo más o menos digo igual este no es urgente, esto lo voy a poner aquí, a esta hora es cuando toca y lo leo y no lo abro ni nada.

Luego en el mismo programa de correo, casi todos te permiten organizar en la columna, suelen ser a la izquierda, te permiten organizarlo, por ejemplo en mi oficina tenemos el correo de Rafael Bonilla que es el mío, tenemos el correo de la chica que esta recepción gestión y luego está la de mi hija  Judith que a la que lleva temas de creación de recibos y mi mano derecha. 

Entonces cuando yo recibo un correo de ellas, ya se me mete en su carpeta respectiva y ellas hacen lo mismo respecto a mí, yo les envío un correo y va a la carpeta Rafael Bonilla. Recibes una de la compañía «Allianz» por ejemplo, por decir un nombre, sin hacer publicidad ni nada, tú pones la carpeta «Allianz» y lo pones ahí, pues no es correcto, lo correcto es subdividirlo por las personas que tienen más contacto, es decir si tienes por ejemplo comercial que se llama Pepito, pues pones Pepito, el director que es Juan tatal o sea las personas que tiene más contacto son subcarpetas de la principal de «Allianz». 

Y luego creas una regla de mensaje, aquí está una de las claves – Crear una regla de mensaje – cuando entra el correo que lleve el remitente Pepito arroba «allianz», se irá a esa carpeta con lo cual al mismo tiempo estás organizando la entrada de los correos que no salen todos locos en la bandeja de entrada general sino que la obtienes subdividido y organizado, eso es súper potencial. Me imagino que la mayoría de vosotros ya lo hacéis, pero puede ser que alguna persona no y por eso yo doy o hago estos comentarios. 

Una vez que los hemos filtrado por importancia ya empezamos a sentirnos más tranquilo porque no tenemos el agobio de tener que contestar a todos al mismo tiempo, yo ya he decidido cual les voy a atender, cuáles no y en qué lugar de mi agenda diaria o de la semana o del mes los voy a mirar vale.

Muy importante porque el tema de los correos es como el tema de los whatsapp y otros vicios que hay, que nos quita mucho tiempo vale, parece que tenemos la obligación de estar mirando a cada momento el correo y eso no es así. 

Durante el día en la hoja de productividad del tiempo lo que se hace es ponerle… Nosotros tenemos tres veces al día, en los tres veces al día se mira y se gestiona el correo eso es importantísimo, tres días para mirar el correo y dejarlo gestionado, no se mira más porque si estas aplicando ahí el tiempo en el correo estás dejando de hacer otras cosas vale y es súper importante y es uno de los vicios que mayor veo para que se acumule  los correos.

Otro tema que suele influir mucho en la acumulación de correos es si uno se va de viaje o está de baja por algún motivo o está unos días fuera que luego se le acumula todos los correos. A ver si considera que es una persona imprescindible y que no puede delegar el correo porque son cosas suyas y cada empresa puede tener su sistema respecto a la confidencialidad y al trato de cada uno con sus clientes, pues nada en la nuestra lo que se hace es de delegarlo o bien pongo yo un reenvío de todos los correos a la persona que yo diga o doy permiso para que esas personas revisen mi correo con lo cual cuando llego donde encuentro los dos mil correos en mi bandeja de entrada, sino que ellas ya saben cómo tiene que gestionarlo para cuando yo llegué en base a la importancia de ese correo y sobre todo en base a la importancia del cliente de correo vale, es muy importante.

Pero no se trata solamente de leer el correo y gestionarlo, hemos de eliminarlo del programa de correo porque hay veces que miras a la lista de cinco mil correos, siete mil correos como he llegado a ver, eso es una burrada. ¿Qué hemos de hacer? 

Nos entra el correo ¿Lo hemos gestionado? Sí, qué hago con él, me sirve no me sirve, no me sirve a la basura lo eliminamos, que me sirve y porque es una prueba documental para cualquier gestión lo guardo en mi ERP, si lo permite hacer tú erp o los guardas en el expediente que toque según tu sistema de archivos y lo quitas del correo vale. Si no se tiene en carpeta para por clientes si es un tema de su póliza pues la metes en la carpeta de su póliza.

En los ERP’s en el software para mediador de seguros, el cual aconsejó cien por cien que cualquier agente cualquier corredor lo tenga, lo coges y lo metes en la carpeta del expediente correspondiente ya está es así de fácil y con eso lo que se consigue, es muy importante, es que cada una de las personas que están en tu equipo, en tu equipo de trabajo pueden ver el correo, porque si se me ha quedado a mí allí, sin hacer lo que estoy diciendo, si lo abre otra persona que está mirando un siniestro lo que sea no ve ese correo o algo de presupuestos o es algo de pólizas.

Entonces ellos ven, ah si mira aquí Rafael envió o contestó el correo tatatal, le puso aquí una foto, yo que sé, lo que sea vale.

Importante que las demás personas puedan ver el correo que has gestionado vale, dentro de la organización, para que el cliente se sienta en todos sitio, en todo momento se sienta escuchado, porque si me viene a mí un cliente «ah sí es que pasé un email tatal» Claro y no está puesto en su expediente, ¿Si no está puesto en su expediente yo que hago?

No puedo verlo, tengo que estar preguntando: Oye que nos han enviado un correo que no sé qué… Quedamos mal, quedamos mal. Entonces lo suyo que esté todo en su sitio organizado y la forma de hacerlo es en el momento de gestionar el correo. Es muy importante eliminarlo al momento.

Con los correos de salida hacemos exactamente lo mismo, los correos de salida lo que hacemos es enviamos el correo, lo guardamos en el en el ERP o lo guardamos en la carpeta de vuestro sistema de archivos que uséis y lo eliminamos al momento, se elimina.

Si luego te llega a por la entrada justificante que las enviado porque la otra persona lo ha leído, es recomendable también guardar el leído, guardamos el leído y lo eliminamos del programa de correo. Eso es forma de tener correo estructurado y sobre todo limpio, limpio de correos acumulados, leídos, etcétera etcétera. 

Hasta aquí más o menos lo que os he querido plasmar respecto a este punto. Es del correo es tener bien claro cómo lo voy a gestionar, cuándo lo voy a gestionar, dónde lo voy a guardar y cuándo lo voy a eliminar. Ese sería más o menos el sistema. Luego hay otra cosa muy importante…

Que es: Hay que educar a los clientes vale, hay que educar a los clientes en la forma de comunicación con las empresas de mediación.

En este caso que estamos hablando de los emails. Bien si es un cliente de nuevo, en el momento que ya hemos cerrado la venta y le entregamos la póliza y tal, se le explica mire para contactar conmigo por email funciona así usted me envía el email y tanto según la importancia nos percatamos, los atenderemos enseguida o no lo atenderemos enseguida, pero le decimos y aquí dónde viene un poco lo que va a chocar un poquito vale, es que no tenemos la obligación de leer correos…

Tú qué piensas ¿Tenemos la obligación de leer correos? Pues sí y no, está claro que por nuestro negocio voy a atender a la gente, hemos de atender a los clientes, hemos de atender… 

Vale porque va con ello no, pero de ahí a la obligación de que yo me sienta responsable porque tú me has enviado un correo y yo no lo haya abierto… De eso nada monada. Yo ya hace tiempo que me di cuenta. ¿Por qué?

Primero, porque si es urgente, la urgencia es del cliente no es urgencia mía… «Es que saco el coche esta tarde, un viernes a las seis de la tarde, lo sacó ahora…» Yo si puedo te voy a ayudar vale, pero ponte en mi lugar, la urgencia es tuya no mía, yo te voy a ayudar.

Lo que pasa que esto hay que saber capearlo bien porque hay gente que se enfadada, es que me voy a ir a otro sitio, lo de siempre pero bueno yo soy partidario de que primero es el funcionamiento correcto de mi correduría y que me respeten en todos los sentidos, no hemos de bajarnos los pantalones porque te amenaza de que se va a ir a otros sitios, si tú lo has educado bien desde un principio, créeme da unos resultados espectaculares te puedo decir.

Eso si, no es fácil, cuesta muchísimo cuesta muchísimo hacerlo. Por mi parte al principio ostia, cuando le diga esto se me va a largar… Si se lo explicas bien dicho, no, porque ya tuve varios casos…

Imagínate un cliente que te dice que te envía un email: Saco el barco tal día, en una náutica… Ha comprado un barco, lo saco tal día. El barco… Hazme el seguro, era un cliente con más cosas mías, confían mucho en mí, hazme el seguro, por h o por b, no sé por qué no leí ese mensaje y el tío se me van a navegar, sin el seguro… No hubo ningún siniestro pero al cabo de un tiempo

«Oye, vengo a recoger a la póliza» y yo ¿Qué póliza?… «La del barco nuevo» ¿Qué barco nuevo tío? O sea me quedé un poco… «Que sí, que te pase el email» Y yo, macho no me digas, que a mí se me puede pasar en el correo, cómo sales sin llamarme antes… 

A eso es a lo que voy un poco vale, porque ya tiene la… Parece que tenemos la obligación de que tenemos que solventar a los clientes el tema del correo, sin que ellos se preocupen de nada… O sea me envía un correo y ya… 

Es lo que está pasando un poquito con los whatsapp, que  parece que lees un whatsapp, se le marca en azul y ya se creen que tú tienes que hacer la gestión… Oye que has leído y no me has contestado, bueno si lo he leído, pero porque tengo que contestarte, te contestaré yo si quiero.

Y no es que pareces chulesco ni nada. Hay que ser lógico, productivo, estoy aquí ahora, te contestaré cuando pueda no ahora de inmediato. Eso lo que hemos de educar a los clientes. 

Todo lo que os cuento es porque se trata de educar a los clientes, no hay que ser ningún estúpido, ni un chulo, ni lo que sea tú explicando a la gente, se lo explica bien explicado ellos lo entienden vale. 

Entonces, cuando es un cliente nuevo se le dice: Mira para enviar un email usted me envía un email, pero en caso de que sea algo muy importante por favor si no le contesto en tres horas, por favor llámeme, por favor llámeme. Tiene nuestros teléfonos, el de la oficina, el de Rafael Bonilla si es necesario y este. 

Entonces ya veré si es algo importante porque nosotros si se nos pasa, si se nos pasara y es algo importante, nos eximimos de la responsabilidad porque tengan en cuenta que la responsabilidad es de usted de ir asegurado, entonces tienes que estar seguro de que tiene seguro valga la redundancia no. Entonces yo quiero hacer un seguro porque es mi trabajo no, pero usted se tiene que dar cuenta. Todo bien dicho con educación, que ahora puede parecer que lo digo de forma muy brusca pero así, el fondo es el que quiero plasmar aquí vale. 

Cuando es un cliente que llevan… Perdón, cuando ya es una persona que es un cliente, entonces hay que intentar mediante inputs durante el año vale… Cuando viene a la oficina, cuando hablas con él por la calle, lo que sea… Oye mira que cuando me envíes un whatsapp ten en cuenta esto, cuando me envíes un email ten en cuenta lo otro que si no te contesto por favor vale. 

Entonces también lo que hago es enviar un… Lo que hice, ya de vez en cuando la refrescamos, pero ya llevo tiempo que no lo hago, pero al principio si lo hacía, al menos lo hacía tres, cuatro veces al año lo hacíamos… 

A todos los clientes con email de la de la correduría le enviábamos las pautas para contactar conmigo vale, incluso ponía que si un domingo es algo súper importante, un incendio, un taltaltal, que si me quieren llamar me llamen, pero que se haga urgente de verdad que no me llamen como hacían muchas veces para pedirme un número de la grúa vale. 

Si nosotros hemos hecho bien nuestro trabajo cuando hemos dado la póliza de auto, le habremos dicho que apunten el número de la grúa en el móvil que lo que hacemos nosotros, le hacemos que se lo apunten delante nuestra para evitar que luego me llamen domingo a las 6 de la tarde o un día de navidad como ha habido casos.

Todo esto es a lo que voy, educación con los clientes vale. Hemos de liberarnos de la responsabilidad y del agobio que supone… 

Oye no he mirado el correo, si me han centrado, que no sé qué… Si es algo urgente llámame porque hemos llegado ya a un nivel de whatsapp un nivel de emails a un nivel de tal que parece que tenemos la responsabilidad de que si pasa algo sea nuestra cuando no hemos leído el correo, pero entonces pon en el contrato que yo tengo que leer el correo.

Eso es difícil de entender, hemos de leerlos porque somos profesionales pero se nos puede pasar, lo que el cliente se cree que enviando correo ya está todo hecho o te piden cualquier cosa, «es que te lo pedí hace dos meses tío» Pues si ves que no te contesto dime algo, todos somos personas, si sabes que te contesto siempre súper rápido y una vez no te contesto rápido, pues será por algo ¿Habrá pasado algo? Vale, eso es un poquito a lo que voy.

Y simplemente resumiendo un poquito el tema este de los correos,  a ver cuando son de entrada saber gestionar bien lo que sea importante, lo que sea urgente y qué tipo de cliente es y ten una estructura de carpetas por los diferentes remitentes con sus subcarpetas vale, luego tenemos que eliminarlos en ese momento o guardarlo en nuestro sistema informático de la forma que hagamos nuestro archivo vale y luego tenemos el tercer paso que es eliminarlo, eso para los de entrada, los de salida los enviamos, los eliminamos del ordenador.

Perdón, los enviamos, los archivamos en la carpeta correspondiente y luego los eliminamos todo esto en pro de que la organización esté al tanto de los correos que han enviado unos y han enviado otros de acuerdo y lo importante es esto saber que lo tenemos nosotros controlado y que no los clientes nos controlen a nosotros, eso es lo que hemos de darnos cuenta que tengamos nosotros el tiempo el tipo de lectura de correo por los cuernos sino al revés sobre todo seremos mucho más productivos y funcionará mejor la conexión entre los diferentes departamentos.

Bueno espero que os haya ayudado muchísimo y a por todas, a ir a por el email y que nos dejen no dejéis que os domine vosotros, vosotros vais a por el email… Un saludo.

Para mejorar tu productividad, te recomiendo también mi artículo sobre ♞ Claves para atender las llamadas telefónicas

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